2016 / 5 / 3

準備 300 人演講的訣竅

 

作者:婦兒安婦幼中心 兒科 黃菁樺 醫師
相關文章:[快訊] 戴大為醫師,主辦成大醫學院師資培育課程《超高效教學簡報術》,獲得近 300 位聽眾好評!

 

 

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今年二月,平靜的臉書忽然傳來一個不平靜的訊息:

 

「學長,我要負責一個醫學院的教育課程,想要請您來講一個簡報教學的主題,可以麻煩你幫忙嗎?」

 

「你只要負責 20 分鐘就好,題目由你決定。」

 

沒想到在簡報技巧耕耘這麼久,居然有這麼一天可以靠這個技巧返回母院演說,又是熱血的骨科魂戴大為醫師之邀,這種難得的機會讓我想也沒多想就答應了。

 

但是才剛答應我就後悔了:「回醫學院演講,那不就是要講給教授級的老師聽?講如何用簡報技巧教學,他們聽得懂嗎?」

 

更抖地在後面,報名上線完成後,大為傳了這個訊息來:

 

 

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(謎之音:這是超賣了吧,會不會被投訴啊啊啊啊啊!)

 

能坐 200 多人的講堂報名人數達到 350 人?這下子可不得了,頭已經洗了只好認真搓了 XD,接下來就設定目標,分段準備了。

 

 

第一階段:定題目

 

在準備簡報過程中,最重要的第一步就是定題目,不但能取得演講的主控權,也可以根據自己的目標訂定演講策略。由於主辦人也是自己人(哈哈,所以用不到校長教的題目 2 選 1 法則了),所以給了我很大自由發揮的空間。

 

而定題目時我習慣先考慮觀眾組成,其次是觀眾需求,我能夠 offer 什麼東西讓他們帶回去有收穫的。這次的演講主要聽眾是醫學院老師,加上院外醫學背景人士,他們來聽教學手法一定很沒感覺,在短短 20 分鐘要給他們完整的簡報設計教學也是不可能的,所以我的目標擺在「讓老師們看見簡報設計的可能性,進而願意開始重視簡報設計而應用在教學中。」

 

(橙編按:很務實且正確的規劃,值得學習!)

 

所以我想要將我用視覺簡報設計手法,分享「媽媽教室衛教發生的改變和成效」,因此題目訂為「如何抓住聽眾的眼—視覺簡報衛教心得分享」。

 

衛教也跟教學一樣,從 8 歲到 80 歲都要教得會!

 

 

第二:製作投影片

 

根據題目與演講時間,規劃我自己演講的配速,先大概訂出要製作幾張投影片,然後在紙上將大綱列出。20 分鐘不長,但是太多重點觀眾也會分心,因此簡單分做三個橋段:開場介紹(為什麼我要開始做簡報設計?)、主體(做簡報視覺化設計之後的改變和應用)、結尾以及 Call To Action(視覺化設計並不會困難,簡單幾個動作請大家嘗試看看),然後著手製作投影片,這個部分在演講前 1 個多月就趕快將它完成。

 

 

第三:實際演練

 

完成後最重要的就是反覆演練。這次我先把每張投影片該講的部分擬好逐字稿,實際播放投影片自己講一遍,記錄總時間以及每個章節點的時間,用來確認配速以及重新調整投影片的張數。這個過程也是反覆修正了好幾次,才讓時間控制比較穩定。

 

 

定期與主辦人討論活動進度

 

上述這些事情只能算是準備過程中的一小部分。最重要的部分,其實是戴醫師和我們講者之間開的臉書訊息群組的討論。在和講者確定好時間檔期之後,戴醫師馬上就開了這個群組,然後定期將活動進度,例如:報名的情形、場地的資訊、照片、講者的 CV(另外增開 Dropbox 共用資料夾,讓我們將檔案以及共用文件放在上面),做最即時的呈現。

 

 

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我們在準備過程中,也針對活動名稱有許多精采的討論,也提出許多當天要帶什麼活動的意見,就好像所有的講者都是主辦人一樣!就在這無數次來回之中,活動也漸漸成形。

 

多虧了戴醫師的細心準備,讓講者毫無後顧之憂的專心準備自己的內容,同時大家互相觀摩自己和別人的作品,也可以避免有重複論述的地方,並且可以互相抓漏,互相提醒問題。主辦人同時可以垂直整合講者的進度,又可以橫向溝通,我認為這次能順利完成演講,大為醫師功不可沒,個人認為十分值得辦活動的人學習!

 

 

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(密密麻麻的 Dropbox 共用資料夾,沒有呈現的,是隱藏在檔案間那些無數深夜的血淚討論。)

 

 

充分發揮在新思惟的所學

 

這次的演講過程,我充分地將《醫學簡報與電子壁報工作坊》、《演講技巧與溝通工作坊》所學的都展現出來,視覺化的簡報本來就是我的強項,配合戴醫師熱場破冰,操作分組舉手加分搶答,讓 20 分鐘毫無冷場,面對現場滿座甚至後面走道有人用站的大場合,這還是第一次沒有人低頭睡著,聚精會神看著我,這個感覺真是只有一個字:爽!

 

 

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最後還是要感謝熱血的骨科魂,為了這次的教學演講不遺餘力,我在準備的過程中,也不斷反芻了之前新思惟課程帶給我的能量,這些養分讓我可以站上大舞台分享人生經驗,進而再去點亮其他人心中小小的火,把這意念傳遞出去。或許有一天這些老師會有人教到我的小孩,而他們是因為我而作出改變的,那我們的付出就有了希望和無比的回饋!

 

 

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