2017 / 3 / 29

上台的技術,台下的資深功夫。

 

作者:嘉義基督教醫院 血液腫瘤科 盧彥哲 醫師

相關文章:[快訊] 新思惟簡報王盧彥哲醫師,在嘉義基督教醫院舉辦《上台的技術工作坊》獲得超高滿意度!

 

 

 

 

「淑玉,到現在為止一共有多少人報名了?」
「雖然有很多人詢問,但是正式報名的只有七位!」

 

淑玉是醫院「品質管理中心」的員工,也是這次活動的主要協助者。一年多前,醫院的人力資源處就跟我接洽,希望我在醫院辦簡報和演講的課程,來訓練員工簡報和上台的能力。

 

我在新思惟工作坊獲得演講王簡報王的消息,醫院的同仁多多少少也從網路得知了。人力資源處的副處長一直拜託我要在院內開課訓練員工。但我都以臨床業務太忙的理由推辭了!

 

 

「聽」簡報不會進步,要實際「做」。

 

臨床工作忙碌是事實,但是真正推辭的原因是,不可能對全院員工演講一個小時,大家就學會了簡報和演講的能力。更何況醫院內勾心鬥角,很多人不具實力卻滿心嫉妒,到時候冷言冷語,嘲諷的話語會接二連三的來!

 

直到今年初,品質管理中心的組長帶著淑玉來到我的辦公室,非常誠懇地希望我在院內開班授課。

 

「盧主任,我們真的希望你來教導我們,院內員工到院外參加比賽,看到別人簡報做得這麼精美,演講的台風如此穩健,大家非常需要這種能力的培訓!」

 

「你看需用什麼方式來開課,我們完全配合。」

 

看到他們如此真心誠意的邀請,我也不好意思再推辭,但是,我個人的做事原則,要嘛不做,一旦要做就要做到完美。因此我對工作坊的舉辦,有一定的要求和堅持。以下是我開出的工作坊規則:

 

第一:分階段在每隔兩週上半天的課程,接續上三次,而且只在週六上午開課,以避免週間的時候,大家以工作忙碌為藉口翹課。

 

第二:每週都有課前作業,必須要按時完成。所以要來上這堂課的成員,都必須要繳交保證金 2000 元。課前作業沒有完成,或是缺課,保證金就沒收。如果按部就班準時上課並且完成規定的作業,課程結束後保證金會全額退還。

 

第三:小班教學,最多只收 20 位學員,因為大堂課學習的效果非常差,而且我也沒有助教可以幫忙教學。

 

第四:第三次的課程就要舉辦實地演講比賽,每個學員都要上台演說,將學到的簡報能力直接應用出來。當然如果沒有參加演講比賽,保證金也會沒收。

 

看官們你們設想看看,如果在你們醫院或是公司,開立這樣類似條件的工作坊,你會想參加嗎?你或許會認為,開設這個工作坊的人是不是瘋了,需要繳交保證金,還要花費我三個禮拜六的休息時間,更何況還要實地上台演講比賽,你會參加這樣的訓練課程嗎?

 

 

工作坊到底會不會有人來?

 

課程剛開放報名的前幾天,只有個位數的報名人數,我自己也擔心我會不會曲高和寡,孤芳自賞,或許這樣的工作坊在我們醫院是辦不起來的!

 

我當初設定會來參加的 TA,是護理人員,醫事人員和行政人員(品質中心、經管處的同仁……)。如果醫師有意願參加當然可以,但是我認為可能性不高!因為醫師都自視甚高 臨床都太忙了!

 

戲劇性地到了報名截止前,可能大家覺得這個工作坊真的蠻有料的,報名並繳交保證金者的人數已超過 15 位,截止前一天甚至有院內單位的人員還特別拜託一定要報名,最後總人數還超收,一共有 22 位學員報名!其中還包括一位資深主治醫師、一位住院醫師和一位 PGY。

 

在嘉基舉辦的《上台的技術工作坊》終於如期進行,接下來我就要拿出我的實力,來訓練學員們了!

 

 

院長和醫院高層居然來旁聽

 

工作坊的第一個課前作業就是先請學員寫一封自我介紹的信,信中要學員們說明,在這工作坊你想學到什麼?覺得自己簡報和上台的能力,哪一部分需要加強?最後請學員寄上自己認為做的最好的簡報,在課程中我會加以修改並教導。

 

課程的主要內容共分為三部分,第一個半天先教學員們簡報的技術。

 

上課當天早上,有個意外的驚喜,院長和人資處處長都來到了上課會場,長官的出現真是出乎我的意料之外。醫院的高級主管不只是禮貌性的開場白而已,而是扎扎實實地坐在台下,聽了一個半小時的課。事實上,企業的高層都有這個認知,職位層級越高,要具備簡報和演講的能力就更重要!

 

 

 

 

運用新思惟的簡報教學:A / B 版本

 

課程的開始首先,我仿效新思維工作坊的方式,以同樣的內容,但卻用不同的簡報來呈現。這樣的表現方式讓學員們了解,優秀的簡報讓你上天堂,糟糕的簡報讓你住套房!糟糕的簡報會讓台下的觀眾抱怨講者在浪費我的時間!

 

 

 

 

當然,講師上課一定要拉近跟觀眾的距離,所以我把學員分組,選組長。然後以團隊競賽搶答的方式,回答我 A / B 版本分飾報告的簡報,糟糕的簡報到底哪裡不好、哪裡出了問題?優秀的簡報,哪裡讓人覺得耳目一新?哪裡讓人覺得印象深刻?舉手搶答最高分的那一組,全體組員都可以得到禮物,因此大家反應相當熱烈,甚至到了欲罷不能的地步!

 

 

 

 

簡報的十大忌諱和十大重點

 

接下來就是工作坊的精彩講解,第二部分我教導簡報的基本功夫。我先一一列舉了簡報的十大禁忌,這十個忌諱我叮嚀大家一定要避免。一旦簡報露出了這些破綻,就等於跟大家宣告,我是簡報的菜鳥,我是生手,這個簡報你們大家看看就好,因為暴露這些問題都不是高手應該出現的!

 

十大忌諱問題後,緊接著跟大家進階到簡報應該把握的十大重點。這十大重點我清楚地把簡報該重視的環節,鉅細靡遺地仔細講解,其中包括字體、字型大小、顏色……等。好的簡報一定要完全掌握這十大重點,講解這些重點的同時,我也列舉很多案例來闡明為什麼重要!

 

 

簡報如何能亮眼?極簡再極簡!

 

簡報的十大忌諱和十大重點講解完後,經中場休息,我再接再厲跟學員解釋什麼樣設計的簡報會亮眼?亮眼的簡報如何定義?

 

我舉各國建築讓學員了解,千紅萬紫到處堆積,這樣不叫做亮麗或亮眼。歐洲的建築我們為什麼會覺得好看,是因為簡約整齊,簡約就是美!藉此導正學員們的觀念,不要把簡報的空間都塞的滿滿的,適度留白也是好的藝術設計。

 

 

 

 

第二部分我介紹扁平化設計簡報扁平化目前是業界主流,很多優秀的簡報都可以用扁平化的方式來呈現,這是大家一定要具備的知識與能力!

 

最後我也提醒大家,簡報內有影片是很好的,但是一定要小心處理,要不然這個插入影片常常會搞砸了你的簡報!同時我也教大家要如何製作 GIF 簡報的投影片。

 

 

4.9 分以上的超高滿意度!

 

上完課後回收學員的意見回饋和滿意度調查。全部 22 份的問卷,滿分 5 分的滿意度中,五個分項都高達 4.9 分以上,顯示學員們對第一天的上課內容,都表示高度肯定和滿意!

 

 

 

 

除了爆高的滿意度外,課後學員們也紛紛上前,給我鼓勵:

 

「謝謝盧主任的課程和教導,收穫滿滿,非常期待兩個禮拜後的課程!」

 

 

標題頁的重要性

 

第二次課程前半部的重頭戲,是修改學員們的簡報。報名工作坊後大家的第一個功課,就寄了一份自己最滿意的簡報給我。對於學員的這份簡報,我花了很多心思來修改,而且把教學的重點放在標題頁的修飾加強

 

整個修改過程,一個一個步驟我都完整記錄下來,讓學員可以仔細學習。不僅要他們知道如何修改,我還把修改前、後的投影片重複呈現比較,讓他們體會簡報整型前跟整形後巨大的差別。

 

 

 

 

 

整個過程一樣是用分組競賽的方式來進行,要學員們自己來找出未修改的初版簡報,哪些部分是有問題的?有哪些部分需要再加強注意的?比賽積分最高的那一組,全組的組員都可以獲得精美的禮物。

 

第二次上課的分組搶答,競爭的過程比第一次上課還要熱烈,學員們都卯足了全力紛紛舉手發言。為了掌控時間使得課程能夠繼續下去,我還不得不中斷這熱烈討論的過程。

 

 

 

 

為了學習的方便,上課重點我濃縮成 15 個簡報修改的技巧。這些技巧雖然細微,但製作簡報時若能夠處理得面面俱到,簡報的呈現會讓觀眾有更好的視覺效果。

 

 

 

 

演講的技巧心經傳授

 

下半部課程,我著重在上台的準備技巧教導。雖然簡報的製作學會了,但這並不代表你上台演講就沒問題,因為其中間隔一段不小的距離。

 

首先,非常重要的是,你必須從觀眾的角度來準備演講。這是很多人會犯的錯誤,大部分的人演講或授課的內容都只想到自己。觀眾的需求、觀眾的組成和希望讓觀眾帶回去什麼,這些都要非常仔細的分析和籌劃。

 

 

 

 

很多學員們的課前提問中都問到,如何在上課時,讓台下的觀眾不打瞌睡,不滑手機……。事實上,會造成這個問題的原因,就是講者完全不跟台下的觀眾互動,只想要把你的報告內容講完,台下觀眾到底聽進去多少、吸收多少,一定要仔細了解和盤算!完全不理會台下觀眾,刻意跟他們保持距離,這種演講我保證一定失敗!我要學員們學牢牢記住這個道理。

 

 

十大步驟和 TED 十誡

 

上台演講準備的程序,我也把它歸納整理成十大步驟。我要學員們演講前一定要按部就班,一步一步的踏實做這十大步驟。任何優秀的演講家,這十大步驟也一定是融會貫通地一步一步排演,只是他們花的時間比較短,而新手需要花更長的時間。

 

 

 

 

至於演講如何打動人心,讓觀眾拍案叫絕,鼓掌按讚,這就需要把演講的內容好好潤飾編排。最後 50 分鐘的課程講解,我用許多精彩的 TED 演講為範例,讓學員們了解演講精彩的原因在哪裡?為什麼觀眾們會熱烈鼓掌?事實上 ,TED 已經把它歸納成十大要點,在演講界我們稱 TED 十誡。

 

 

 

 

準備演講時,就好像是演講這部電影的導演。大家最討厭那種教條式、政令宣導、枯燥乏味的情節,觀眾們都喜歡歡笑活潑,生動有趣的場景。演講的道理也是一樣,故事、趣味、埋梗……等,這些會讓你的演講吸引觀眾的目光,也會把你要傳達的意念深深地存錄在觀眾腦海裡。

 

兩天的課程全部講解完後,我公布演講比賽的細節和規則,並且囑咐學員們一定要好好準備。因為這是我們課程的重頭戲,也是最重要的實作部分。我勉勵學員,整個準備的過程必定是辛苦的,但是經歷實作過程後將脫胎換骨,武功會提升到另一個層次!

 

 

獲得滿分的課程評價

 

這次課程後的滿意度調查,在 22 份的問卷中,每個分項都高達 4.9 分以上,甚至有三個評價有滿分 5 分!結果顯示學員們對第二次的上課內容,滿意程度更勝過第一次上課!也讓我覺得非常欣慰和高興,這些花費的心血和苦心,總算獲得學員滿滿的肯定和鼓勵!

 

 

 

 

第三天的課程,就是實際上台的演講比賽。關於演講比賽的評審,花費了我很多心思來安排,包括邀請院內三位一級主管(醫務秘書、人資處處長、護理部主任)來擔任。最大的亮點在於院外評審的邀約,在我極力請託之下,骨科魂成大醫院的戴大為醫師答應來擔任這次演講比賽的院外評審。

 

 

 

 

新思惟之友協助安排演講比賽細節

 

事前我和戴醫師討論整個演講比賽細節,包括演講的舉辦方式、時間、如何評論……等。戴醫師都給了我寶貴和實用的建議,其中最大的改變的是原來演講比賽預計每位講者的時間為 10 分鐘,全部講者比賽結束後我們再整體講評。但戴醫師認為演講比賽的重點在於學習,所以講者演講結束後,給予個人化的指導是很重要的。

 

最後我們決定縮短演講時間到 6 分鐘,剩餘的 3、4 分鐘就是評審的講評時間,評審即時給予演講者優缺點的實際講評,讓本工作坊的實作演講比賽,學習效果極大化!

 

大家都會害怕上台演講,即使是優秀演說家,上台前仍然會緊張。我也很擔心學員會因為自信心不足,放棄演講比賽這個寶貴的學習機會。最初我的預估可能不到 10 位學員會參加演講比賽,值得欣慰的最後九成以上的學員都參與了這次的演講比賽!

 

演講比賽前一天,我們特別預借場地,讓學員可以事先熟悉,模擬比賽的感覺和確認自己投影片的播放。我在課程中也提醒學員事前勘查場地的重要性,我還特別設計了一個梗,那就是演講比賽上台的順序,要直到最後一天的下午,學員們到會場來當場抽籤才決定。

 

 

 

 

院長再次蒞臨會場

 

演講比賽的當天,院長又再次蒞臨會場,真的非常感謝院方高層對這次課程的支持和對演講比賽的肯定。院長不僅僅是開場致詞而已,他連續聽了 10 位同學的演講之後才因為有事而離開。

 

有重要人士在場,必然會給講者一定程度的壓力。但這也是很重要的臨場學習,你完全無法得知在演講時,下面坐的觀眾的是否有重要人士,或者是否會有 VIP 突然來到,因此每場演講的準備都必須做到完美,讓演出無懈可擊!

 

這次演講比賽,我也效法新思惟演講比賽的方式,做了一千張以上的回饋卡,讓學員們可以彼此回饋。將講者演講的優缺點,都寫在一張卡片上,會後我們收集這些卡片,再完整的交給講者,讓他可以獲得更多學習的建議。

 

 

 

 

甚至我們擴大回饋的方式,也歡迎現場的院內觀眾們來參與,只要有意願,我們一樣會把回饋卡給他們,讓他們可以把聆聽演講的感覺,真真實實的傳遞給講者。

 

 

學員們精彩演講讓觀眾驚呆了!

 

看到學員們的一個一個的上台演講,進步的程度讓身為老師的我感到驚喜與高興。我是從他們第一版的簡報開始教起,因此學員們入學時的程度,我是完全明瞭的。可是最後一天的演講比賽,大家突飛猛進的成果,也實際應用到上台實戰,不但讓身為老師的我稱奇,也讓台下的觀眾和一級主管們刮目相看!

 

 

 

 

 

 

院外評審戴大為醫師也展現驚人實力,不但連續 20 位學員都一一講評,講解的內容也依照學員的表現,深入淺出的指導。整個演講講評下來,戴醫師把演講需要重視的細節,包括故事性、走位、動線安排、說話技巧……等,都貼切地回饋給學員,讓他們不只是被動地從課程中聽到,也能夠主動地從自己的演出中體會!

 

演講結束後的致詞,我語重心長感性地告訴學員們,大家武功已經學成到可以出關的程度。出關之後大家一定不要自滿,多去看看院外好的簡報,聽聽優秀的演講,擴大自己的眼見,提升自己的視野。期待大家可以形成自己的武功套路,發展自己的個人風格!

 

院外優良的簡報、演講相關的工作坊推薦如下:

 

 

 

老師認真,學員才會認真。

 

這整套《上台的技術工作坊》,我真的花了很多的時間跟心思準備。我們不是制式化的大講台上課,整個課程的亮點在於讓學員們主動發掘好壞簡報的細節、分組互動搶答、簡報個人化的建議指導,與上台演講比賽的規劃和舉辦。

 

另外課程講義的安排也是特別量身訂作,學員們學完之後,對於簡報的十大忌諱、十大重點、修改簡報的 15 個技巧、上台演講準備的十大步驟和 TED 十誡,都可以琅琅上口。

 

我也希望學員日後準備簡報或演講,把這些要點當作 checklist,一邊準備,一邊對照,這樣才能把課程所教的全面應用出來,這也是我當初設計這些要點的初衷!

 

 

 

 

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